Siguiendo la decisión de la Asamblea General celebrada el 24 de mayo, la Junta Directiva de la Real Federación Andaluza de Golf -reunida en la sede de la misma el pasado 30 de octubre- aprobó por unanimidad la implantación de las normas de Transparencia y Buen Gobierno, así como del Manual de Procedimientos en que éstas se sustentan.
Ambas disposiciones serán presentadas a la próxima Asamblea General para su ratificación y son una adaptación de las ya aplicadas por la Real Federación Española de Golf.
CODIGO DE BUEN GOBIERNO DE LA R
EAL
F
EDERACION
ANDALUZA DE GOLF
AMBITO SUBJETIVO
El presente código será de aplicación a la Real Federación Andaluza
de Golf.
AMBITO OBJETIVO
Este Código
afecta a la gestión y control de todas las transacciones
económicas (gastos, ingresos, inversiones) que efectúe la RFGA,
independientemente de que estén financiados o no con subvención
pública.
NORMAS DE BUEN GOBIERNO
I.
–
DE LA JUNTA DIRECTIVA y LOS DELEGA
DOS PROVINCIALES
El deber de actuar con lealtad respecto de la RFGA, impone a los
miembros de la JD el cumplimiento de las siguientes obligaciones:
a) M
antener en secreto cuantos datos o informaciones reciban en el
desempeño de su cargo, no pudiendo utiliz
arlos en beneficio propio,
ni facilitarlos a terceros.
b) Abstenerse de intervenir en deliberaciones y votaciones de
cualquier cuestión en la que puedan tener un interés particular.
c) No hacer uso indebido del patrimonio federativo ni valerse de su
posici
ón para obtener ventajas patrimoniales
d) No aprovecharse de las oportunidades de negocio que conozcan en
su condición de miembro de la junta directiva o delegado provincial
e)
l
a participación activa en las reuniones de la JD y en las tareas que
les sean
asignadas
2
f)
l
a oposición a los acuerdos contrarios a la Ley, los estatutos o al
interés federativo.
g
) en aras de la correcta participación de los diversos estamentos que
forman la RFGA, la J
unta
D
irectiva
y los D
elegados
P
rovinciales
deberán remitir a lo
s miembros de la Asamblea,
al menos una
semana antes de
la celebración de la Asamblea Ordinaria para la
aprobación del Presupuesto
, fotocopia completa del Dictamen de
Auditoría, Cuentas Anuales, Memoria y Carta de Recomendaciones.
Asímismo, deberá estar a
disposición de los miembros de la misma,
con el mismo plazo de antelación, los apuntes contables
correspondientes que soportan dichas transacciones y en cualquier
caso siempre que sea requerido por el conducto reglamentario
establecido.
II
.
–
ORGANOS DE CON
TROL
El S
ecretario
G
eneral
de la RFGA, deberá atender la legalidad formal
y material de las actuaciones de la J
unta
D
irectiva
, comprobar la
regularidad estatutaria, el cumpli
mi
ento de las disposiciones
emanadas de los órganos reguladores, así como velar po
r la
observancia de los principios o criterios del buen gobierno federativo.
El fin esencial del
I
nterventor
nombrado por la A
samblea
G
eneral
es
evaluar el sistema de organización contable y garantizar la
independencia del Auditor externo de la RFGA
.
III
.
–
NORMAS DE ACTUACION
1. RETRIBUCIONES
a) quedan prohibidas las remuneraciones dineradas o en especie a los
miembros de la J
unta Directiva
o D
elegados
P
rovinciales
.
En la
Memoria se dará información sobre los anticipos y reembolsos a los
miembros de la Junt
a Directiva y Delegados Provinciales, tanto en
concepto de reembolso por los gastos que se les hayan ocasionado en
el desempeño de sus funciones, como en concepto de
remuneraciones por los servicios prestados a la RFGA, bien sea vía
3
relación laboral o merc
antil, tanto inherentes como distintos de los
propios de sus funciones.
b) Queda prohibida, salvo expresa autorización de la Consejería
competente en materia de deporte, la realización de contratos
blindados
con personal tanto administrativo como técnico de la RFGA,
entendiéndose como tales contratos aquellos con indemnizacion
es
su
periores a las fijadas por la legislación vigente.
c) Queda prohibido anticipar o reembolsar, contra el presupuesto
federativo, g
astos de desplazamiento a personas que no tengan
relación con la RFGA, salvo casos excepcionales que serán informados
a
la Asamblea General.
2.
CONTROL Y GESTION ORDINARIA
a) El sistema de autorización de operaciones requerirá dos firmas,
una de las cuale
s será necesariamente o la del Presidente, o la de
uno de los Vicepresidentes, o la del Secretario o la del Tesorero.
b) La RFGA implantará un Manual de Procedimiento que regula
rá
:
–
El tratamiento de la información y de la documentación contable,
donde s
e establecen los soportes documentales de las operaciones
realizadas, su custodia y el circuito que deben recorrer desde el inicio
hasta el término de la operación
.
–
los aspectos fundamentales para un riguroso sistema
presupuestario y de gestión
–
Los cri
terios de distribución y justificación para el reparto de las
subvenciones a los clubes y entidades deportivas
El Interventor es la persona encomendada par realizar la función de
supervisión interna que asegure el cumplimiento de los
procedimientos estable
cidos
b) ninguna persona podrá intervenir en solitario en todas las fases de
una transacción, entendiendo como fases la preparación y firma de
los contratos.
El Asesor Jurídico de la RFGA realizará anualmente un
4
informe con todos los contratos suscritos por la RFGA en el que se
acredite el cumplimiento de esta norma, expresándose en dicho
informe el nombre de la persona o personas que, en cada caso,
hayan intervenido en las diferentes fases de la transacción. Dich
o
informe será sometido al Interventor.
3. RELACIONES CON TERCEROS
Dentro de cada año natural, los directivos y altos cargos federativos
suministrarán:
a)
Información relativa a la existencia de relaciones de índole
contractual, comercial o familiar con p
roveedores o entidades que
tengan vínculos comerciales o profesiona
l
es con la RFGA
y sobre el
volumen de las transacciones económicas realizadas con la RFGA o
con terceros vinculados a la misma.
b) Información pública sobre los cargos directivos que dese
mpeñen,
su actividad privada, en otras sociedades o empresas.
La Memoria contendrá la información suministrada por los directivos y
altos cargos federativos conforme a lo expuesto en el párrafo
anterior, y caso de que hubiese vinculación, necesariamente el
volumen de las transacci
ones
económicas afectadas.
Igualmente se hará pública la información sobre los cargos directivos
que los responsables federativos desempeñen en su activid
a
d privada
en otras sociedades o empresas.
Para todas aquellas inversiones
que superen los 30.000 euros o los
12.000 euros en el supuesto de suministro de bienes o prestación de
servicios por empresas de consultoría o asistencia técnica, se
requerirá un mínimo de tres ofertas.
4. ASPECTOS TÉCNICOS DEPORTIVOS
La RFGA elabora anua
lmente una planificación técnico
–
deportiva, en
la que se incluirá entre otros los siguientes contenidos:
5
a) Establecimiento de los criterios de selección de los deportis
t
as de
los equipos andaluces.
b) Fijación d ellos criterios de subvenciones y/o ayudas
por resultados
deportivos
.
5.
RFGE
Mediante el presente, l
a RFGA
se adhiere al Código del Buen Gobierno
de la Real Federación Española de Golf.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE LA
REAL FEDERACION
ANDALUZA
DE GOLF
1
CONTENIDO
1.
INTRODUCCION
: Aplicación y
actualización del Manual
2.
ORGANIGRAMA
3.
ACTIVIDAD ECONOMICA DE LA RFEG
3.1. Actividad institucional
3.2. Actividad ordinaria
4.
ELABORACION, APROBACION Y REVISION DEL PRESUPUESTO
ANUAL
5.
PROCEDIMIENTO DE COBRO
6.
PROCEDIMIENTOS DE LA ACTIVIDAD INSTITUCIONAL
6.1. Aceptación o aprobación de operación
6.2. Control y seguimiento de las operaciones
7.
PROCEDIMIENTOS DE LA ACTIVIDAD ORDINARIA
7.1. Compras corrientes y gastos de la actividad
7.2. Liquidaciones de eventos de los comités deportivos
7.3. Selección de pe
rsonal
8.
PROCEDIMIENTO DE PAGOS
9.
SIMBOLOGÍA UTILIZADA EN EL DOCUMENTO
2
1.
INTRODUCCION
De acuerdo con el segundo punto del “Código de Buen Gobierno
de
la RFG
A” y adhiriéndonos en su totalidad al Manual de
Procedimiento de la Real Federación Española de Golf,
este
Manual
tiene como finalidad:
–
“El tratamiento de la información y de la documentación
contable”, la concreción de la responsabilidad de cada uno de
las personas u órganos que intervienen en cada paso de las
operaciones, la metodología a utilizar en cada caso y su
soporte documental.
–
“Los aspectos fundamentales para un riguroso sistema
presupuestario y de gestión”.
–
“El sistema de distribución de
subvenciones a campos
públicos, sociedades participadas, etc.
Este Manual de Procedimientos define y describe detalladamente
la metodología aplicada en las distintas a
cciones u operaciones de la
RFGA
. Pretende determinar desde el inicio a fin de cada ope
ración, los
distintos pasos que deben producirse, cómo deben producirse y quién
debe responsabilizarse de ellos.
Los diagramas de flujos expresan gráficamente, para las
diferentes unidades intervinientes, la secuencia ordenada de las
distintas operacione
s de que se compone el procedimiento o parte de
él y la manera de realizarlas. El diagrama de flujo explica a través de
símbolos y texto condensado, las fases, actividades y tareas que
componen un procedimiento.
El contenido de los procedimientos así como
la explicación de la
simbología utilizada se expone a continuación:
–
Cada diagrama cuenta con un encabezado que especifica el
nombre del procedimiento que se describe.
–
El procedimiento aparece ordenado en fases.
–
Cada una de las unidades organizativas part
icipantes en el
procedimiento se encuentran identificadas en los cuadros del
flujo.
3
–
Todas las actividades van etiquetadas con la expresión de la
acción realizada.
–
Algunas de las actividades aparecen documentadas, indicando
de forma breve la función que se
realiza.
–
Los flujos de datos representan la información dinámica
mediante una flecha dirigida desde el origen del proceso hacia
el destino del mismo.
1.1
Aplicación y actualización del Manual
El presente Manual de Procedimientos es aprobado por la
Junta
Directiva
a propuesta del Presidente de la RFG
A
. Está elaborado por
la
Real Federación Española de Golf, con los cambios pertinentes
realizados por el
Gerente
de la RFGA, motivados por las diferencias
de
índole jurídico administrativo
entre ambas Fe
deraciones.
El presente Manual de Procedimientos está en continuo proceso
de mejora. Se introducirán las modificaciones necesarias para la
adaptación a:
–
Nuevos tipos de operaciones
–
Cambios en la metodología que faciliten el desarrollo o control
de la
s operaciones ya descritas
–
A la reglamentación interna de la RFG
A
–
A las exigencias de las instituciones públicas que regulan la
actividad de la RFG
A
Para ello el Gerente de la RFG
A
propondrá anualmente una
revisión del presente
Manual al
Tesorero y a la A
sesoría Jurídica
,
que
aprobará los cambios que crea necesarios y lo presentará al Presidente
para su aprobación en
la
Junta Directiva.
2.
ORGANIGRAMA
Los Estatutos de la RFG
A
definen todos los Órganos de Gobierno,
representación, administración y control. Concretamente se dedica el
Título II, que delimita las funciones de cada nivel.
Desde el punto de vista económico, y siempre según lo indicado
por los Estatutos de la RFEG,
las funciones o responsabilidades
4
específicas de cada uno de estos órganos o cargos más importantes
que nos ocupan son las siguientes:
–
Asamblea General
: Aprueba y liquida los presupuestos
anuales.
–
Interventor
:
Elabora un informe previo a la aprobación
del
presupuesto y realiza un seguimiento de la gestión
económica, mediante un informe sobre la liquidación del
presupuesto. Además puede modificar los presupuestos.
–
Presidente
: Es la institución que ostenta los poderes y la
responsabilidad de la mayoría
de las
operaciones económicas
de la RF
G
A
.
–
Junta Directiva
: Colabora con el Presidente en la dirección
económica. Está compuesta por
como mínimo por
el
Presidente,
tres
Vicepresidentes
o Vicepresidentas
, un
Tesorero
, y
los vocales que se determinen en
los Estatutos,
siendo las de
l Tesorero
:
*
la formulación de los Balances que se presentan a la
Junta Directiva, Comisión Delegada y anualmente a la
Asamblea General, y
*
autentificar con su firma los Balances, Presupuestos y
Cuentas Anuales.
–
Gerent
e
: Por delegación del Presidente es Jefe de Personal,
controla la ejecución de los acuerdos económicos y vigila el
cumplimiento de los destinos asignados a las subvenciones
oficiales.
3.
ACTIVIDAD ECONOMICA DE LA RFG
A
Dentro del régimen económico de
la RFG
A
, y a los efectos de
este Manual de Procedimientos, su actividad se divide en dos
vertientes fundamentales:
–
Actividad Institucional: La definen las acciones y operaciones
en las que la RFG
A
subvenciona o participa en proyectos de
terceros relaciona
dos con la práctica del golf.
–
Actividad Ordinaria: Las operaciones corrientes derivadas de
la gestión propia de su actividad y de la estructura que
necesita.
5
Desde el punto de vista económico, cualquier operación o acción
de la R
F
G
A
,
en
todo lo relacion
ado con su actividad
,
se prevé en los
Presupuestos Anuales de la RFG
A
.
3.1.
Actividad institucional
Son las operaciones realizadas en el marco del artículo 4º.1. de
sus Estatutos, letra
c
)
: “Ejercer el control de las subvenciones que
asignen a las
Asociaciones y Entidades Deportivas…”.
Son acciones aisladas, sin carácter recurrente y son analizadas
independientemente. Por regla general consisten en la cesión de
recursos económicos a cualquier persona o entidad que justifique su
conveniencia y neces
idad, siempre con el objetivo fundamental de la
promoción, desarrollo, apoyo, fomento o consolidación de la práctica
del golf.
Se pueden materializar en:
a)
Subvenciones
b)
Participaciones en el capital de sociedades públicas o privadas
c)
Préstamos
Por su
naturaleza, suelen desarrollarse en el ámbito de l
os
Órganos de Control de la RFGA
.
3.2.
Actividad ordinaria
La RFG
A
necesita unos recursos personales y materiales, además
de los económicos, para llevar a cabo su actividad. Esta gestión de
recursos es
asimilable a la que se produce en una empresa normal y
produce una serie de operaciones recurrentes. Son del tipo:
–
Inversiones en inmovilizado
–
Organización y participación eventos deportivos
–
Contratación de servicios
–
Compras de material
–
Contratación de
personal
–
Mantenimiento de instalaciones
–
Etc…
En este caso, toda la estructura y empleados de la RFG
A
generan
o participan en estas operaciones corrientes. Asimismo las operaciones
6
que configuran esta actividad pueden analizarse desde un punto de
vista emp
resarial, en cuanto a la fijación de objetivos de eficacia y
aprovechamiento adecuado de los recursos disponibles.
Este Manual de Procedimientos desarrolla la metodología de
ambas actividades así como la de los procesos comunes, siguiendo el
siguiente mapa de procedimientos:
